Управление заказами клиентов

image_pdfimage_print
Печать (Ctrl+P)

1.  Варианты использования заказов клиента

Порядок резервирования и ведения заказов клиентов  определяется функциональной опцией Заказы клиентов в разделе НСИ и администрированиеПродажи – Оптовые продажи.

Рис 1 Настройка вариантов использования заказов

В программе есть три варианта использования документа «Заказ клиента»:

  1. Заказ как счет – В данном варианте заказы используются только для печати счетов на оплату. Созданный документ «Заказ клиента» не резервирует товар, его исполнение и обеспечение не контролируется.   Данный вариант удобно использовать на предприятиях, когда для клиента нужно только распечатать счет на оплату с перечнем заказываемых товаров и при этом никакие условия оплаты и отгрузки товаров не контролируются. Создается заказ с перечнем товаров и распечатывается счет
  2. Заказ только со склада -При использовании варианта «Заказ только со склада» заказы принимаются только на товары, которые есть в наличии на складе. Кроме того, в этом варианте появляется возможность указать статусы документа  для управления Состоянием и обеспечением:  На согласовании – заказ движений не делает, используется для фиксации неподтвержденной/несогласованной потребности клиента; В резерве – заказ резервирует весь указанный товар на складе К отгрузке – зарезервированный товар можно отгружать. Отличия статусов «В резерве» и «К отгрузке» заключается в том, что при установке и проведении документа со статусом «В резерве» в программе выполняется контроль остатков товаров под данный заказ, а при проведении документа в статусе «К отгрузке» – выполняется контроль наличия товара и контроль оплаты (предоплаты) по заказу. . . Разницу между статусами документа мы рассмотрели. При варианте «Заказ только со склада» есть возможность планирования оплаты.
  3. Заказ со склада и под заказ. Данный вариант использования заказов имеет похожие функции, что и предыдущий вариант «Заказ только со склада». Но в варианте «Заказ со склада и под заказ» можно оформлять заказы не только на товары, имеющиеся на остатках, но и на товары, которых нет в наличии на складе. Кроме того, в заказе доступны  статусы:  На согласовании – заказ движений не делает, используется для фиксации неподтвержденной/несогласованной потребности клиента; К выполнению – возможно управление отгрузкой и резервированием для каждой строки заказа. Для автоматической установки действий в строках предусмотрена команда «Заполнить обеспечение»

2. Ввод заказа на основании

Заказ клиента может быть оформлен на основании следующих документов:

  • Задание торговому представителю –   Как в программе можно зарегистрировать заказы от клиентов, оформленные торговыми представителями можно посмотреть  в дополнительных материалах  на диске  ИТС здесь 
  • Коммерческое предложение клиенту –  Коммерческие предложения согласовываются с клиентами, при этом могут уточняться их товарный состав, цены. Клиент отмечает те позиции, которые он хочет приобрести. Для согласованного коммерческого соглашения устанавливается статус Действует и указывается срок действия тех условий, которые зарегистрированы в коммерческом предложении и  оформляется заказ клиента. В заказ клиента переносится информация только о тех позициях, которым отдал предпочтение клиент.
  • Сделки с клиентом –  Это справочник  для регистрации  всей информации, которая накапливается во время работы по сделке с клиентом. В заказе клиента  указывается информация о сделке. В дальнейшем можно проконтролировать процесс выполнения сделки и список всех заказов,  оформленных по сделке.

3. Параметры заказа клиента

В этом разделе я рассматриваю некоторые параметры заказа – операция, соглашение и этапы оплаты ( см. рис 2)

Рис 2 Форма заказа клиента

 3.1 Хозяйственные Операции

Значения перечисления  Хозяйственные Операции доступные для документа Заказ клиента таковы:

  1. Реализация –  при оформлении заказ на отгрузку товаров может быть оформлен как при отгрузке товаров при продаже клиенту
  2.   Реализация (товары в пути) – при отгрузке товаров с отложенным переходом права собственности  
  3.  Передача  на комиссию  – при передаче товаров клиенту на комиссию.  Вид операции заполняется автоматически из соглашения с клиентом.

Отметим, что  оформление заказа при отгрузке товаров с отложенным переходом права собственности (с видом операции Реализация (товары в пути)) возможно только по соглашению с установленным флажком Возможна отгрузка без перехода права собственности.

3.2. Соглашение с клиентом

В заказе клиента обязательно должно быть указано соглашение. Это необходимо для того, чтобы зарегистрировать те условия (типовые или индивидуальные), по которым будет осуществляться отгрузка и оплата товаров по заказу. На основании данных, зарегистрированных в соглашении (цена, графики оплат, условия поставок) и даты, указанной в заказе, рассчитывается и заполняется информация об условиях продажи товаров по заказу: указывается вид цен на номенклатурные позиции, желаемая дата оплаты, этапы оплаты с указанием дат и сумм оплат по каждому этапу.

Возможность использования типовых и/или индивидуальных соглашений с клиентом зависит от варианта настройки Использование соглашений с клиентом в разделе НСИ и администрированиеПродажи – Оптовые продажи. Заполнение поля Соглашение в заказе осуществляется по следующим правилам:

  • Если для клиента задано в системе единственное типовое или индивидуальное соглашение, то поле Соглашение будет заполнено автоматически.
  • Если для клиента задано в системе несколько типовых или индивидуальных соглашений, то поле Соглашение потребуется заполнить вручную из списка.
  • Если для клиента соглашений не предусмотрено (в разделе НСИ и администрированиеПродажи – Оптовые продажи установлен вариант Не использовать), то поле Соглашение будет недоступно к отображению.

    3.3. Этапы оплаты клиентом

    В заказе есть возможность   регистрировать этапы оплаты с целью планирования денежных. Каждый этап оплаты содержит вариант оплаты,   дата и процент платежа. Сумма платежа будет рассчитана автоматически в соответствии с суммой заказа и процентом платежа.

    Используемый вариант настройки условий оплаты определяется в разделе НСИ и администрированиеПродажи – Оптовые продажи – Условия и порядок оплаты:
    • Предоплата и/или кредит – упрощенный вариант планирования оплаты, который предполагает использование только двух этапов: предоплата (до отгрузки) и/или кредит (после отгрузки).
    • Произвольное количество этапов оплаты – в список этапов оплаты добавляется этап Аванс до обеспечения. Информация об этапах оплаты фиксируется в соглашениях или документах планирования оплаты.
    • Шаблоны графиков оплаты – предварительно список возможных этапов оплаты регистрируется в справочнике Графики оплаты. При заполнении этапов оплаты в соглашениях и документах используются заранее предопределенные графики оплаты. Например: предоплата, кредит, частичная оплата и т.д.

    4 . Заполнения табличной части  заказа

    Заказы принимаются не только на товар, имеющийся в наличии, но и на товар, требующий обеспечения.

    4 .1 Варианты обеспечения

    В табличной части  есть  колонка «Действия». (вариант обеспечения). Варианты обеспечения позволяют управлять состоянием заказа. То есть, для каждой строки документа можно увидеть состояние обеспечения и выбрать нужное действие.

    Рис 3 Таблица товаров и форма выбора обеспечения

    Варианты обеспечения  могут быть заполнены автоматически с помощью команды Заполнить обеспечение. Команда выполняется для выделенных строк документа. Выбранная стратегия заполнения запоминается.

    • Товары, которые есть в наличии, необходимо зарезервировать – Резервировать на складе.
    • Если товара нет в наличии, но ожидается его поставка, то разместить его в заказе поставщику – Резервировать к дате отгрузки.
    • Если товара нет в наличии, и его поставка не ожидается, то принять его к обеспечению. При этом возможно два варианта: обеспечивать в соответствии с графиком поставок (К обеспечению) или заказывать товар под конкретный заказ клиента (Обеспечивать обособленно).

    4.2 Обособление товаров под заказ

    Возможность обособления товаров под конкретный заказ клиента зависит от использования функциональной опции Обособленное обеспечение заказов в разделе НСИ и администрированиеСклад и доставка – Обеспечение потребностей. Если опция не включена, то производится автоматическое распределение заказов в порядке очередности (дат отгрузки) в соответствии с графиком движения товаров, без возможности резервирования и обеспечения под конкретный заказ клиента. Если опция включена, то осуществляется фиксация и обеспечение обособленной потребности по заказам в товарах и работах. Также доступна опция Не контролировать превышение обособленного обеспечения, при включении которой становятся возможными закупка и свободное перемещение обособленных товаров на складах, отличных от складов отгрузки. При этом возможна отмена и уменьшение заказа клиента после начала обеспечения обособленной потребности.

     5 . Состояние заказов

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы, варианты обеспечения  и состояния заказа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.

Начиная из  редакции УТ 11.2.2,  список возможных состояний заказа клиента имеет такой состав:

  1. Ожидается согласование  – Если в установлена функциональная опция Согласование заказов клиента, то  каждый новый заказ  нужно соглосовать.
  2. Ожидается аванс (до обеспечения) –   В заказе установится этот  статус  после того, как мы установили у заказа клиента статус К выполнению, а для строк заказа указали действие Не обеспечивать, изменилось состояние заказа. . Товар по заказу нельзя будет отгрузить (установить действие Отгрузить для строк заказа), если не зарегистрирована оплата заказа
  3. Готов к обеспечению –   В заказе установится этот статус после того, как  Клиент заплатил аванс по заказу  платежным документом. Теперь нужно подготовить товар к отгрузке и отгрузить ему товар. Для строк заказ можно изменить колонку  Действие на последующие варианты обеспечения (К обеспечениюРезервировать и т.д.). Для того чтобы можно было отгрузить товар (оформить документ Реализация товаров и услуг), необходимо для всех товаров в табличной части документа установить действие Отгрузить и провести документ;
  4. Ожидается предоплата (до отгрузки)– В заказе установится этот статус после того, как все строки заказа обеспечены и установлен вариант оплаты  Предоплата (до отгрузки)
  5. Ожидается обеспечение;
  6. Готов к отгрузке – Предоплата получена, заказ ждет выставления действия Отгрузить/Отгрузить обособленно во всех строках;
  7. В процессе отгрузки–  Означает, что получена предоплата и во  всех  строках  установлено  действие Отгрузить или Отгрузить обособленно, но складские ордера или реализации оформлены не на весь заказанный товар
  8. Ожидается оплата (после отгрузки)-  Означает, что товары отгружены и ожидается оплата потому, что в заказе выбран вариант кредит ( после отгрузки) ;
  9. Готов к закрытию – Заказы, по которым на все позиции, указанные в заказе, оформлены документы Реализация товаров и услуг и/или Акт выполненных работ.
  10. Закрыт.

 6. Закрытие заказов

В системе предусмотрено два варианта закрытия заказов:

  • Закрытие полностью отработанных заказов. К таким заказам относятся те заказы, по которым на все позиции, указанные в заказе, оформлены документы Реализация товаров и услуг и/или Акт выполненных работ.
  • Закрытие заказов с отменой неотработанных строк. При таком варианте закрытия программа анализирует и отменяет все не поставленные строки по заказу (те строки, по которым не оформлен документ Реализация товаров и услуг и/или Акт выполненных работ). Пользователь должен указать причину, по которой не удалось выполнить заказ. Причина отмены может быть установлена отдельно для каждой строки в заказе или может быть указана общая причина для всех строк.

Для закрытия нескольких заказов, необходимо отметить в списке те заказы, которые необходимо закрыть, и выбрать нужный пункт меню по кнопке Установить статус: Закрыт (у полностью отработанных заказов) или Закрыт (с отменой неотработанных строк). Какой именно вариант следует выбрать, зависит от той причины, по которой пользователь хочет закрыть заказ:

  • если необходимо закрыть заказы, по которым истек срок оплаты, то можно отобрать в списке заказы, по которым срок оплаты просрочен (отметив их в списке) и выполнить закрытие заказов с отменой неотработанных строк, указав причину отмены. В этом случае будет сохранена информация о том, что клиент не выполнил свои обязательства по оплате заказа.
  • если заказ клиента в силу ряда причин был выполнен не полностью, то его необходимо закрыть по итогам отмены всех неотработанных строк. В дальнейшем данная информация будет востребована для анализа списка тех товаров, которые не были поставлены клиентам.

В системе предусмотрен контроль закрытия заказов. Для того чтобы менеджеры не могли закрыть неполностью отработанные заказы клиентов, необходимо предварительно включить функциональную опцию Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки в разделе НСИ и администрированиеПродажи – Оптовые продажи. В этом случае заказу клиента невозможно будет назначить статус Закрыт, если по документу есть неотгруженные и неотмененные позиции. Для того чтобы менеджер не смог закрыть частично оплаченные заказы (например, при отгрузке товаров в кредит) следует установить флаг Не закрывать частично оплаченные заказы и заявки.

 

7 . Практические примеры управления заказами

Управлять заказами можно из формы списка заказами ( см рис. 5).

Отметим, что если взаиморасчеты с клиентом, согласно договору,  ведутся по заказам возможно посмотреть следующие величины

  • Сумма  оплаты и  Процент оплаты
  • Сумма отгрузки заказа и  Процент отгрузки заказа
  • Сумма Долга и Процент долга

Если взаиморасчеты с клиентом ведутся по договору в целом, то значения в этих колонках будут пустыми

На диске ИТС  https://its.1c.ru/db/utovio#content:205:hdoc  рассматриваются несколько  конкретных  примеров , применяемых в оптовой торговле. Здесь я показываю некоторые из них

7.1 Контроль оплаты по заказу

Контроль оплаты по заказам возможен  если взаиморасчеты с клиентом  ведутся по заказам. В списке Заказы клиентов можно произвести отбор по тем заказам, по которым просрочена оплата. Например, нам необходимо посмотреть заказы, по которым клиент просил зарезервировать товар и обещал оплатить его в течение указанного срока.

Для этого в списке заказов нужно установить отбор по текущему состоянию Ожидается предоплата (до отгрузки).

Рис 5 Форма списка заказов

Те заказы, по которым просрочена оплата в соответствии с установленной датой оплаты в диалоговом окне Правила оплаты, в списке будут отмечены красным цветом.

Используя этот список, можно определить те заказы клиентов, по которым приближается срок оплаты, и отослать клиентам напоминания о том, что если оплата не будет произведена вовремя, то резерв по данному заказу будет снят. В качестве напоминания можно отослать электронное письмо или SMS, сформированное по определенному шаблону

Например, нам необходимо отобрать заказы, срок оплаты которых истекает завтра.

Для отбора списка таких заказов нужно установить дополнительный фильтр по сроку выполнения: Срок выполнения – Завтра. Далее можно связаться с клиентом, уточнить у него, планируется ли оплата по заказу, и решить вопрос о снятии резерва по заказу.

При этом возможны два варианта:

  • если клиент отказался от покупки товаров, то в заказе следует отменить непоставленные строки и установить статус Закрыт;
  • если резерв по заказу следует временно снять, то в строках заказа следует установить действие Не обеспечивать.

Следует отметить, что установка статуса Закрыт с отменой непоставленных строк возможна только в том случае, если в программе предусмотрен контроль правильности оплаты и отгрузки по заказам: установлены флажки Не отгружать частично отгруженные (оплаченные) заказы и заявки в разделе НСИ и администрированиеНастройка НСИ и разделов – Продажи.

Изменение статуса можно произвести по нескольким заказам клиентов непосредственно в списке. Для этого нужно выделить заказы в списке и выполнить команду Действия, выбрав вариант Закрыть заказы.

7.2 Отгрузка  товара в кредит

Отгрузка товара в кредит оформляется с помощью документа Реализация товаров и услуг. Документ оформляется по соглашению и договору с указанными условиями предоставления кредита.

Документ может быть оформлен по предварительному заказу клиента или без оформления заказа клиента.

Необходимость отгрузки по заказу может возникнуть в том случае, если товар нужно резервировать на складе или заказывать у поставщика. Оформление отгрузки товара в кредит по заказу клиента производится так же, как при работе по предоплате. Отличием является то, что контроль возможности отгрузки по заказу и установка действия Отгрузить в строках документа производятся сразу в момент выписки заказа.

Для оформления отгрузки товаров в кредит используется журнал документов Документы продажи (все).

Новый документ Реализация товаров и услуг создается из списка документов продажи при нажатии кнопки Создать. Если отгрузка товаров в кредит оформляется по заказу, то для оформления документа отгрузки используется журнал Накладные к оформлению. На ней показаны все заказы, которые подготовлены к отгрузке.

One Reply to “Управление заказами клиентов”

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *