Функционал взаимодействий в БСП 2.3
Взаимодействия
Функционал взаимодействия подключается в конфигураторе в командном интерфейсе формы
С помощью команды Взаимодействия из многих документов и справочников можно создавать следующие документы взаимодействия:
■ Встреча ;
■ Запланированное взаимодействие ;
■ Телефонный звонок;
■ Сообщение SMS ;
■ Электронное письмо .
Эти документы входят в состав журнала документов взаимодействий БСП
Отражение взаимодействий в програме
С помощью команды Взаимодействия из документа или контакта можно Запланировать взаимодействие, Запланировать встречу, Написать SMS, Написать электронное письмо или Позвонить.
Для отражения будущих взаимодействий в программе используется документ Запланированное взаимодействие.
Для отражения фактически состоявшихся контактов служат документы Встреча, Телефонный звонок, Сообщение SMS, Электронное письмо входящее и Электронное письмо исходящее.
В качестве контактов взаимодействий в программе могут выступать:
■ Пользователи;
■ Партнеры;
■ Контактные лица партнеров.
Предметами взаимодействий в программе могут являться как сами взаимодействия, так и другие документы программы:
■ Заказ покупателя;
■ Встреча;
■ Телефонный звонок;
■ Электронное письмо входящее;
■ Электронное письмо исходящее;
■ Запланированное взаимодействие.
Программа позволяет выстраивать различные взаимодействия в цепочку. Цепочка взаимодействий – это, например, одна законченная переписка (письмо и ответы на него).
Также программа связывает между собой взаимодействия, возникшие на основании одного и того же предмета.
В этом случае предметом может быть связано несколько цепочек взаимодействий.
Если предмета нет, то взаимодействия связываются вокруг первого взаимодействия. В этом случае в цепочке взаимодействий в качестве предмета у всех взаимодействий указывается одно, как правило, первое по времени взаимодействие. При этом в любой момент времени в любом взаимодействии из цепочки можно указать другой предмет, не являющийся взаимодействием, например Заказ покупателя, программа после этого в автоматическом режиме поменяет предмет у всей цепочки. Например, переговоры с потенциальным клиентом, состоявшие из встреч, телефонных звонков и переписки (цепочки взаимодействий) закончились заказом клиента. В этом случае программа позволяет изменить предмет во всех взаимодействиях, предшествовавших заказу, на итоговый заказ клиента.
Кроме этого, для удобства работы с контактами программа формирует единую адресную книгу на основании контактов взаимодействий.
Для работы с взаимодействиями администратору необходимо настроить программу .
В состав ролей участников взаимодействий необходимо включить роли Использование учетных записей электронной почты и Добавление и изменение взаимодействий.
Настройка функционала взаимодействий
Перед тем как начать работать с взаимодействиями, в разделе Администрирование – Органайзер необходимо выполнить следующие настройки:
■ Почтовый клиент – включив флажок, можно использовать встроенный почтовый клиент;
■ Включите флажок Исходящие письма в формате HTML, для того чтобы стало доступным расширенное форматирование исходящих писем. Если выбран формат HTML, то появляются дополнительные возможности оформления исходящих писем. В этом случае с помощью стандартных команд можно изменить форматирование текста, вставить гиперссылку или картинку;
■ Звонки, SMS, встречи и запланированные взаимодействия – для отражения взаимодействий в программе могут использоваться не только входящие и исходящие письма электронной почты. Включите флажок, для того чтобы использовать и другие документы взаимодействия;
■ Признаки «Рассмотрено» и «На контроле» – в документах взаимодействия можно устанавливать признак Рассмотрено в знак того, что взаимодействие не требует дальнейшего внимания. Признак На контроле используется для постановки на контроль исходящего письма или сообщения SMS. Использовать Признаки «Рассмотрено» и «На контроле» рекомендуется при коллективной работе с документами взаимодействия. В списке взаимодействий программа выделяет жирным шрифтом документы к рассмотрению и с установленным
признаком На контроле. С документов с установленным признаком Рассмотрено выделение снимается .
Для того чтобы использовать возможность отправки и получения электронных писем из программы, для каждого почтового ящика, с которым планируется работа в программе, необходимо настроить учетную запись (раздел Администрирование – Органайзер, команда Учетные записи электронной почты).
Для того чтобы использовать возможность автоматической отправки и получения электронных писем (в клиент-серверном варианте работы это единственный способ отправки и получения писем), необходимо настроить работу регламентного задания Получение и отправка электронных писем (раздел Администрирование –Поддержка и обслуживание, команда Регламентные и фоновые задания).
Для того чтобы иметь возможность отправлять SMS-сообщения, необходимо произвести соответствующие настройки. Для отправки SMS также предусмотрено регламентное задание Отправка SMS. Для того чтобы состояния доставки отправленных сообщений SMS обновлялись автоматически, необходимо настроить регламентное задание Обновление статусов доставки SMS.
Настройка учетной записи электронной почты
Для того чтобы открыть список Учетные записи электронной почты, воспользуйтесь соответствующей командного раздела Администрирование – Органайзер Для того чтобы ввести новую учетную запись, нажмите кнопку Создать в форме списка учетных записей.
При вводе учетной записи предусмотрено автоматическое определение параметров почтового сервера.
Необходимо указать параметры учетной записи электронной почты:
■ Адрес электронной почты в формате пользователь@почтовыйсервер, (например, Primer@mail.ru);
■ Пароль;
■ С помощью флажков укажите, как программа будет Использовать учетную запись:
■ Для отправки почты;
■ Для получения почты.
■ Имя отправителя, которое будет указываться в письмах – имя сотрудника или название организации.
С помощью переключателя укажите, что программе следует Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется).
Нажмите кнопку Создать.
Проверка и создание учетной записи занимает некоторое время. Все параметры определяются программой автоматически. Если автоматического определения параметров не произошло, то необходимо их заполнить вручную.
Для этого переключатель установите в положение Настроить параметры подключения вручную.
Настройки учетной записи
По команде Настройки в панели навигации учетной записи электронной почты можно перейти к основным настройкам учетной записи.
С помощью переключателя Использование для встроенного почтового клиента можно управлять доступностью учетной записи электронной почты.
По умолчанию учетная запись включена, т.е. переключатель установлен в положение Получать, сохранять и отправлять письма с этой учетной записи во встроенном почтовом клиенте. Иначе эта учетная запись будет недоступна для интерактивной работы.
Недоступная учетная запись электронной почты может понадобиться, например, для синхронизации данных или для рассылки отчетов. В этом случае переключатель Использование для встроенного почтового клиента
нужно установить в положение Не использовать. Тогда не выполняются получение, хранение и отправка почты для этой учетной записи, но все настройки учетной записи сохраняются.
Учетная запись может быть персональной (использоваться одним сотрудником) или корпоративной (использоваться для коллективной работы), например, почтовый ящик, на который приходят заказы с сайта интернет-магазина, и с которым работают все менеджеры интернет-магазина.
Если учетная запись является корпоративной, то для нее нужно задать Ответственного за обработку писем.
Выберите из списка Пользователи сотрудника, который по умолчанию назначается ответственным за рассмотрение писем.
Также необходимо выбрать Ответственного за ведение папок. Выберите из списка Пользователи сотрудника, который будет определять структуру папок и правила обработки входящих писем.
Если для корпоративной учетной записи не предполагается хранение писем после отправки, то для такой учетной записи можно настроить автоматическое удаление писем после их отправки (для этого нужно включить флажок Удалять письма после отправки). Флажок можно включить, например, для учетной записи, с которой осуществляется массовая рассылка писем клиентам компании.
Если учетная запись является персональной, то необходимо включить соответствующий флажок, затем выбрать Пользователя учетной записи из списка Пользователи.
Для персональной учетной записи ответственный за нее является и Ответственным за обработку писем, и Ответственным за ведение папок.
Для входящих писем учетной записи можно задать правила обработки, по которым письма будут автоматически размещаться в той или иной папке (подробнее см. в разделе Правила обработки электронной почты).
Если включить флажок Помещать письмо в папку письма-основания, то письма, отправленные в ответ на письмо-основание или полученные в ответ на отправленные письма, будут автоматически размещаться в папку письма-основания, а настроенные правила обработки для таких писем будут игнорироваться (это не касается предопределенных папок, если письмо находится в предопределенной папке, то правила применяются).
Для того чтобы в отправляемом сообщении в представление адреса не попадало имя пользователя, необходимо выключить флажок В представление включать имя пользователя.
Подписи
На вкладках Подписи можно создать шаблоны подписей, которые будут автоматически подставляться в письмо при создании нового письма (на вкладке Подпись для нового) или при ответе и пересылке письма (на вкладке Подпись при ответе), а также задать формат подписи: Обычный текст или HTML. Выбрать формат подписи можно, если в настройках параметров программы включен флажок Исходящие письма в формате HTML
Папки электронных писем
Для того чтобы настроить Папки электронных писем, выполните соответствующую команду панели навигации учетной записи электронной почты.
Для каждой учетной записи по умолчанию используются следующие папки электронной почты (предопределенные папки):
■ Входящие – в эту папку попадают все входящие письма.
■ Исходящие – в эту папку попадают исходящие письма, которые ожидают отправки.
■ Нежелательная почта – могут попадать входящие письма, определенные почтовым сервером как нежелательные (подробнее см. документацию почтового сервера).
■ Отправленные – после отправки письма попадают в эту папку.
■ Удаленные – в эту папку попадают письма, помеченные на удаление.
■ Черновики – в эту папку попадают исходящие письма, редактирование которых еще не завершено.
Правила обработки электронной почты
Для писем учетной записи можно задать правила обработки электронной почты, по которым письма будут автоматически размещаться в той или иной папке. Задавать правила обработки имеет смысл, если на учетную запись приходит много корреспонденции.
Правила хранятся в списке Правила обработки электронной почты, открыть список можно соответствующей командой в панели навигации учетной записи электронной почты.
Для того чтобы задать правила обработки, в списке нажмите кнопку Создать.
В поле Условие необходимо выбрать наименование созданного правила из выпадающего списка, после того как будут сформированы условия правила. Если такое наименование слишком длинно, можно написать свое наименование. Поле является обязательным для заполнения.
В поле Помещать в папку укажите, в какую папку попадут письма, удовлетворяющие заданным условиям, например, Отправленные – Клиентам. Поле является обязательным для заполнения.
Задать новое условие можно по команде Добавить новый элемент. Условий может быть несколько.
В колонке Поле укажите поле электронного письма, по которому будет производиться отбор.
Для этого укажите нужное поле, затем нажмите кнопку Выбрать.
Персональные настройки
Перед тем как начать работать с почтовыми сообщениями, в программе необходимо настроить работу с почтой. в разделе Администрирование- мой настройки ( или персональные настройки). Также персональные настройки можно произвести с помощью команды Мои настройки в разделе
Главное. Для этого на вкладке Главное перейдите по ссылке Настройки работы с почтой.
Окно Настройки работы с почтой состоит из трех вкладок:
- Подписи – Для настройки работы с почтой на вкладках Подпись для нового и Подпись при ответе можно создать шаблоны подписей. Шаблоны подписей можно создать также при настройке учетных записей электронной почты.
- Отслеживание писем –На вкладке Отслеживание писем можно включить возможность запроса уведомлений от получателя о прочтении и доставке отправленных писем (для этого необходимо включить флажки Уведомление о прочтении и Уведомление о доставке). Эти значения по умолчанию для каждого конкретного письма можно изменить в окне исходящего письма.
- Прочее – На вкладке Прочее можно соответствующими флажками включить возможность отображения или включения в переписку содержания исходного письма . В файловом режиме работы программы предусмотрена возможность Отправлять почтовые сообщения сразу (по умолчанию письма отправляются по расписанию регламентного задания Получение и отправка электронных писем). В файловом режиме письма можно отправить также с помощью команды Отправить и получить списка Взаимодействия, подробнее см. раздел Список взаимодействий. Более подробную
информацию о работе с регламентными заданиями можно получить в разделе документации Регламентные задания.
Журнал документов Взаимодействия
Журнал документов взаимодействий или просто “список взаимодействий” в БСП имеет 2 формы списка – общая и параметрическая.
Общую форму журнала Взаимодействия можно найти на рабочем столе или в разделе Органайзер
Общая форма имеет следующие колонки
- Вид взаимодействия
- Участники
- Дата
- Наличие вложений;
- Важность (обозначается значком Низкая, Высокая);
- Тема
В нижней части списка Взаимодействия отображается описание, текст выделенного в списке взаимодействия или тело письма.
Параметрическая форма документов взаимодействий открывается командой Взаимодействия, которая доступна в панели навигации различных документов, например, Заказы покупателя и элементов некоторых списков, например, Партнеры или списка Пользователи.
Команда открывает списки взаимодействий по предмету или контакту.
Жирным шрифтом в списке выделяются документы к рассмотрению, письма и сообщения SMS с установленным признаком На контроле. После включения флажка Рассмотрено выделение снимается. В списке можно установить отборы, выполнить основные действия с взаимодействиями (Создать, Установить признак «Рассмотрено»
В списке с помощью команды Еще – Список тип взаимодействия можно установить отбор документов взаимодействий по видам, а писем еще и по статусу. В списке могут отображаться все взаимодействия, все письма электронной почты, только входящие, исходящие, отправленные или удаленные письма, письма из папки Черновики, встречи, все телефонные звонки, исходящие или входящие звонки.
С помощью команды Еще – Статус можно установить следующие отборы списка:
■ Если в поле установлено значение К рассмотрению, то будут отображены взаимодействия, которые необходимо отработать до текущей даты, и с выключенным флажком Рассмотрено (или с включенным флажком
На контроле).
■ Если в поле установлено значение Отложенные, то в списке показываются взаимодействия с заполненным полем Рассмотреть после и не включенным флажком Рассмотрено.
■ Если в поле установлено значение Рассмотренные, то в списке показываются взаимодействия с включенным флажком Рассмотрено (с выключенным флажком На контроле).