Начисление заработной платы

Для корректного расчета заработной платы, необходимо правильно заполнить данные о сотрудниках. Если начисление зарплаты происходит впервые в текущем году, то вместе с данными по сотрудникам и их плановыми начислениями нужно подготовить графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников).

Начисление заработной платы производится документом Начисление зарплаты и взносов. Документ выполняет окончательный расчет зарплаты по итогам каждого месяца. Его следует вводить после ввода всех первичных документов.

1. Раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов.
2. Нажмите на кнопку Создать и выберите вид документа Начисление зарплаты и взносов.
3. В поле Месяц укажите месяц, в котором будут производиться взаиморасчеты с сотрудниками, расчет налогов, отражение в учете (по умолчанию – текущий месяц) (рис. 1).
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию устанавливается текущая дата.
5. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой производится начисление зарплаты.
6. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Поле заполняется, если начисление зарплаты производится по сотрудникам подразделений отдельными документами. В противном случае это поле не заполняется.
7. Для автоматического заполнения и расчета документа по всем сотрудникам нажмите на кнопку Заполнить – Заполнить. Если необходимо начислить зарплату не всем, а конкретным сотрудникам, нажмите на кнопку Подбор. Данный документ также можно перезаполнить, сохранив вручную исправления по кнопке Заполнить – Заполнить, сохранив исправления, или дозаполнить по кнопке Заполнить – Дозаполнить новыми сотрудниками, например, если прием на работу введен уже после его заполнения. При этом по уже заполненным сотрудникам перезаполнение не производится.
8. Если необходимо очистить табличные части документа, нажмите на кнопку Очистить.
9. На закладке Начисления в табличной части автоматически отражаются:
   • в колонке Сотрудник – список сотрудников организации, по которым выполнен окончательный расчет зарплаты;
   • в колонке Подразделение – подразделения, в которых числятся сотрудники;
   • в колонке Начисление – плановые начисления, назначенные сотруднику (например, оплата по окладу), начисления, по которым в этом месяце тем или иным способом зарегистрировано время (например, работа в выходные и праздники), начисления, по которым в этом месяце введены значения показателей для их расчета (например, премии). Если подразделение сотрудника менялось в течение месяца, то начисления заполняются отдельно по каждому подразделению с указанием отработанного в нем периода. Причем начисления заполняются по каждому рабочему месту сотрудника (отдельно по основному и отдельно по совместительствам). Начисления могут заполняться несколькими строками и по другим причинам, например, если в течение месяца менялись значения используемых в них показателей расчета;
   • в колонке Результат – рассчитанная сумма к начислению;
   • если в программе используются территории и условия труда, на которые приняты сотрудники, то результаты расчета представлены в разрезе территорий и условий (колонка Терр., усл. труда). Эта колонка появляется в документе, если в настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) в разделе Краткосрочные изменения условий трудаустановлен флажок Использовать обособленные территории;
   • в колонке Период – период, за который начисляются плановые начисления;
   • кроме того, в документе существуют скрытые от пользователя поля, которые также заполняются автоматически при расчете, например, норма времени, показатели для расчета и т.п. (их можно вызвать по кнопке Показать подробности расчета) (рис. 1).

10. На закладке Договоры отражаются результаты расчета сумм вознаграждений по договорам гражданско-правового характера с учетом зарегистрированных ранее документов Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа, Акт приемки выполненных работ (раздел Зарплата – Договоры (в т.ч. авторские)) (рис. 2). Подробнее о начислении вознаграждения по договору гражданско-правового характера смотрите в статье Начисление вознаграждения по договору ГПХ.

11. На закладке Пособия отражаются результаты расчета всех видов пособий, назначенных сотрудникам в плановом порядке (пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, компенсация по уходу за ребенком до 3-х лет) (рис. 3). Нажмите на кнопку Показать подробности расчета, чтобы посмотреть и проанализировать показатели, используемые при расчете пособий. Эта закладка заполняется автоматически с учетом зарегистрированных ранее документов Отпуск по уходу за ребенком, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком и Возврат из отпуска по уходу(раздел Зарплата – Отпуска по уходу за ребенком).

12. На закладке Удержания отражаются строки по всем видам удержаний, назначенным сотрудникам в плановом порядке (рис. 4). Нажмите на кнопку Показать подробности расчета, чтобы посмотреть и проанализировать показатели, используемые при расчете удержаний.

13. На закладке НДФЛ автоматически отражаются суммы исчисленного налога на доходы физических лиц, а также суммы зачтенных авансовых платежей по НДФЛ (для иностранцев, получивших патент) и суммы вычетов, предоставленных сотруднику (стандартных, имущественных, социальных) (рис. 5). Если необходимо проанализировать информацию о предоставленных вычетах, двойным нажатием левой клавиши мыши на соответствующей строке с нужным сотрудником можно открыть специальную форму с необходимой информацией по конкретному сотруднику. В этой форме по ссылке Подробнее см. Регистр налогового учета по НДФЛ можно посмотреть и проанализировать регистр налогового учета по НДФЛ сотрудника. Поле Дата получения дохода автоматически заполняется последним числом месяца начисления (т.е. эта фактическая дата получения дохода в виде оплаты труда), причем независимо от того, выпадает указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день, а также независимо от даты документа Начисление зарплаты и взносов и даты документа на выплату. Дата получения доходов, не являющихся оплатой труда, начисляемые таким документом (например, оплата питания), заполняется автоматически плановой датой выплаты зарплаты, указанной в карточке организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Бухучет и выплата зарплаты). По кнопке Пересчитать НДФЛ можно в уже заполненном документе пересчитать НДФЛ, не перезаполняя весь документ в случае внесения ручных изменений в документ, влияющих на расчет НДФЛ.

14. На закладке Займы отражаются данные по расчету удержаний в счет погашения по договорам займа, а также материальная выгода и налог с нее (рис. 6).

15 На закладке Взносы производится автоматический расчет страховых взносов на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за месяц нарастающим итогом (рис. 7). При этом учитываются все облагаемые доходы, зарегистрированные другими документами, в соответствии с законодательством. По кнопке Пересчитать взносы можно в уже заполненном документе Начисление зарплаты и взносов пересчитать страховые взносы, не перезаполняя весь документ в случае внесения ручных изменений, влияющих на их расчет. По ссылке Подробнее см. Карточку учета по страховым взносам можно посмотреть и проанализировать карточку учета по страховым взносам конкретного сотрудника.

16 На закладке Корректировки выплаты заполняются суммы налога, полагающиеся к последующему зачету или возврату из-за излишне удержанного НДФЛ (“отрицательные”) или зачтенные в счет ранее “отложенных” (“положительные”) (рис. 8).

17 На закладке Доначисления, перерасчеты отражаются результаты перерасчета или доначисления за прошлые периоды (рис. 9). Закладка состоит из вложенных закладок, на которых автоматически производятся доначисления или перерасчеты начислений, пособий, удержаний, если не отключена возможность автоматического перерасчета зарплаты за прошлые периоды (в разделе Настройка – Расчет зарплаты не установлен флажок Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом)

18. Для проведения документа нажмите на кнопку Провести.

19 В полях Начислено, Доначислено, Удержано и Взносы автоматически отражаются итоговые суммы начислений, исчисленного НДФЛ и удержаний, страховых взносов. При нажатии на значок в виде вопросительного знака можно посмотреть расшифровку итоговых сумм (рис. 10).

20 .По кнопке Напомнить  можно создать произвольное напоминание (кнопка доступна в документе, если установлен флажок Напоминания в органайзере (раздел Администрирование – Органайзер – раздел Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений) (рис. 10). Например, при начислении зарплаты потребовалось что-то уточнить у сотрудника, соответственно, закончить начисление на следующий день. Можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа.

21. После регистрации тех или иных событий (например, прием на работу сотрудника), затрагивающих рассчитанный период, в документе может появиться сообщение, выделенное красным цветом, в котором говорится, что нужно пересчитать одного или несколько сотрудников. При нажатии по ссылке Подробнее… откроется список причин возникновения перерасчетов (рис. 10). Щелкнув мышкой в колонке Причина, можно посмотреть документ, из-за которого возникло доначисление (перерасчет). Если период еще не “закрыт”, т.е. не зарегистрирована выплата зарплаты и ее отражение в бухгалтерском учете, то доначислить (пересчитать) суммы можно непосредственно в этом документе, нажав на кнопку Пересчитать сотрудника (справа от сообщения). Если же период “закрыт”, то доначисление (перерасчет) можно зарегистрировать отдельным “межрасчетным” документом Доначисление, перерасчет, не дожидаясь очередного начисления зарплаты, нажав на кнопку Доначислить сейчас, которая появится вместо кнопки Пересчитать сотрудника. Если же “досрочное” доначисление (перерасчет) в текущем периоде зарегистрировано не было, оно автоматически будет произведено при очередном плановом начислении зарплаты в следующем месяце на закладке Доначисления, перерасчеты (рис. 9). В программе реализована возможность отключения автоматического перерасчета зарплаты за прошлые периоды. Если эта возможность выбрана (в разделе Настройка – Расчет зарплаты установлен флажок Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом), то выполнить доначисление (перерасчет) за прошлый период можно только вручную с помощью документа Доначисление, перерасчет, для доступа который можно добавить в раздел Зарплата путем настройки панели навигации.

22 . При использовании кнопки Еще можно скопировать, изменить, пометить на удаление данный документ и т.д. Также можно настроить, какие кнопки и в какой последовательности будут отражаться на экране формы. Для этого нужно по кнопке Ещевыбрать Изменить форму…. Укажите, какие кнопки должны быть видны (для этого необходимо встать на команду этой кнопки и в свойстве элемента Только в “Еще” поставить Нет). После этого кнопки появятся в командной панели (рис. 11). Также чтобы поместилось большее количество кнопок, можно задать отображение кнопок в виде картинки (картинки есть не у всех кнопок).

23. По кнопке Отмена исправлений, расположенной на закладках Начисления, Пособия, Удержания, НДФЛ,Доначисления, перерасчеты, можно отменить ручные исправления по конкретному сотруднику или отменить все исправления в документе.

24. По кнопке Расчетный листок, расположенной на закладке Начисления, или по ссылке Подробнее см. Расчетный листок, расположенной на закладках Договоры, Пособия, Удержания и Доначисления, перерасчеты, можно посмотреть и проанализировать расчетный листок конкретного сотрудника.

25. При синхронизации данных с бухгалтерской программой суммы начисления зарплаты сотрудников отражаются по кредиту счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.