Управление доставкой товаров к клиенту

Для работы с подсистемой доставки требуется предварительная установка функциональной опции НСИ и администрирование – Склад и доставка – Доставка – Управление доставкой.

Подготовка нормативно-справочной информации

Для управления различными условиями по доставке товаров необходимо заполнить следующий перечень нормативно-справочной информации (Склад и доставка – Настройки и справочники – Управление доставкой):

1.   Зоны доставки – позволяют оптимизировать маршруты при оформлении доставки товаров собственным транспортом, например, по районам.
2.  Типы транспортных средств – позволяют оптимизировать количество рейсов автотранспорта при помощи управления его грузоподъемностью и вместимостью.

С целью осуществления дополнительного контроля над соответствием весовых и объемных характеристик отгружаемых товаров и грузоподъемности и вместительности транспортных средств, участвующих в перевозке, требуется заполнение данных показателей по каждой позиции номенклатуры.

Для корректной реализации сценария по раздельному планированию заказов на доставку (с использованием уникальных адресов, телефонов, контактных лиц и т.д. для каждого пункта доставки) в информационной системе используются данные справочника Партнеры. При этом в ситуациях, когда партнеру соответствует сразу несколько адресов доставки (используется, например, филиальная структура), необходимо каждый из филиалов оформить в виде отдельного партнера с подчинением его головному. То есть в карточке подчиненного партнера в поле Головное предприятие необходимо указать название партнера являющегося головным.

Настройка влияния складской подсистемы на сценарии управления доставкой выражается в определении для каждого из складов предприятия (работающих в рамках ордерной схемы) последовательности отбора товаров:

1.  Собирать товары в порядке доставки
2.  Порядок отбора не зависит от порядка доставки.

При выборе первого варианта поддерживается сценарий подготовки товара к отгрузке только для сформированных Заданий на перевозку ( маршрутные листы). В результате сначала определяется последовательность доставки товаров и только после формирования всех рейсов (заданий на перевозку) кладовщики приступают по каждому из них к подготовке товаров к отправке. Выбор данного варианта может быть обоснован, например, в случаях необходимости учитывать при отгрузке порядок доставки товаров (в первую очередь погрузить в транспорт товар, который будет разгружаться последним). В случае установки второго варианта процесс подготовки товаров к отгрузке может осуществляется параллельно с распределением распоряжений на доставку по транспортным средствам. И может быть востребован в случаях, когда наиболее важным критерием доставки является оптимизация формирования рейсов.

Предварительные настройки и этапы формирования доставки товаров

Процесс управления доставкой можно представить в виде следующей схемы:

Процесс оформления доставки в этой схеме  представлен укрупнено в виде следующих этапов:

• Этап №1  Заполнение данных о доставке товаров в заказах клиентов;
• Этап №2  Формирование заданий на перевозку;
•  Этап №3 Сборка товаров на складе (по заданиям на перевозку);
•  Этап №4 Подготовка сопроводительных документов;
•  Этап №5 Отправка рейса;
• Этап №6  Регистрация факта доставки товаров.

В случае установки для центрального склада варианта отбора товаров Порядок отбора товаров не зависит от порядка доставки процесс оформления доставки (по сравнению с предыдущим вариантом) будет отличаться последовательностью выполнения этапов. В этом случае распределение распоряжений на перевозку по транспортным средствам может осуществляться параллельно со сборкой товаров на складе. Причем после завершения процесса сборки (оформления всех необходимых расходных ордеров) нужно будет дополнительно уточнить транспортное средство участвующее в перевозке, которое будет доступно для выбора только в момент формирования задания на перевозку в рабочем месте Доставка.

Способы организации доставки товаров от клиента:

• Самовывоз – клиент своими силами забирает товар с нашего склада,
• До клиента – доставка товаров осуществляется нашими силами по адресу клиента и в желаемое время,
• Силами перевозчика – доставка товаров осуществляется силами перевозчика. Перевозчик может забрать товар с нашего склада и доставить его по адресу клиента. Либо, мы можем забрать товар и доставить его по адресу перевозчика, а перевозчик, в свою очередь, осуществляет доставку этого товара до клиента.

Информация о доставке товаров фиксируется в документах продажи, которые являются распоряжениями на формирование документа Задание на перевозку, который можно контролировать и отслеживать при помощи статусов документа.

Подготовка и работа с заданиями на перевозку товаров осуществляются в рамках рабочего места Доставка, использование которого позволяет оформить операцию по доставке товаров с нашего склада.

Рассмотрим пример по доставке товаров клиенту с нашего склада по двум разным адресам, расположенным в одном районе. Доставка товаров будет производится с привлечением собственного транспорта предприятия.
Пример будет рассмотрен в рамках двух различных сценариев настройки отбора товаров в карточке склада: Собирать товары в порядке доставки и Порядок отбора товаров не зависит от порядка доставки.
Для выполнения первого сценария в информационной системе необходимо произвести следующие настройки:

•  Для ордерного склада Центральный установить вариант отбора товаров Собирать товары в порядке доставки;
•  Для всей отгружаемой номенклатуры указать весовые и объемные характеристики;
•  Заполнить информацию о зонах доставки товаров в разрезе районов (Чертаново, Ясенево, Бибирево и т.д.);
•  Заполнить информацию о транспортных средств и их типах;

Этап №1 Заполнение данных о доставке товаров

В рассматриваемом примере доставка будет оформляться в рамках трех заказов клиентов. При этом все оформленные заказы необходимо доставить в пределах общей зоны доставки – Чертаново, причем для первых двух заказов установлен общий адрес доставки.
Заполнение данной информации производится в Заказе клиента на закладке Доставка с возможностью дополнительного уточнения желаемого времени доставки.

Доставку товаров клиенту планируется осуществить с использованием собственного транспорта предприятия, поэтому в качестве способа доставки устанавливаем вариант – Наша транспортная служба до клиента.
Поскольку при заполнении в заказах (реализациях товаров и услуг) адресов и зон доставки менеджер по продажам может их неверно заполнить (или не знать), реализован отдельный сценарий, позволяющий менеджеру по доставке (непосредственно в своем рабочем месте) уточнять данные введенные менеджером по продажам. Причем уточненные данные, автоматически становятся доступными для менеджера по продажам при последующих оформлениях обращений от данного партнера. Это позволяет повысить гибкость взаимодействий между менеджерами по продажам и менеджерами отвечающими за доставку товаров.
Кроме того для предотвращения ошибок связанных с ручным заполнением адресов доставки, предусмотрена отдельная настройка НСИ и администрирование – Склад и доставка – Доставка – Редактировать адреса доставки только в диалоге, блокирующая возможность указания менеджерами по продажам произвольных адресов (заполнение возможно только в форме диалога).
После заполнения данных по доставке для того, чтобы заказы клиента отобразились (в качестве распоряжений на доставку) в рабочем месте по доставке товаров, необходимо на закладке Товары для каждой позиции номенклатуры установить действие Отгрузить. Дополнительно на закладке Товары внизу формы также уточняется желаемая дата отгрузки товаров, и если все выбранные клиентом товары предполагается отгрузить одной датой, то дополнительно устанавливается флажок Отгружать одной датой.

 

Этап №2 Формирование заданий на перевозку

Настройка рабочего места Доставка

Для отображения в рабочем месте Доставка информации о заказанных клиентами товарах, выбираем в качестве склада отгрузки Центральный склад и устанавливаем тип отгрузки С нашего склада. После этого в левой части рабочего места на закладке Формирование заданий на перевозку автоматически отобразится перечень доступных Распоряжений на доставку по оформленным ранее заказам клиентов.

Для данного рабочего места предусмотрены различные сценарии использования. Например, могут быть разделены по разным ответственным сценарии по доставке товаров С нашего склада или На наш склад. Кроме того в рамках каждого из данных сценариев могут быть дополнительно уточнены права менеджеров по доставке в соответствии с предустановленными фильтрами:

•  Склад;
•  Способ доставки;
•  Зона доставки.

Основным назначением данного рабочего места является упрощение задач по оперативному формированию менеджером по доставке оптимального количества рейсов (Заданий на перевозку). Для решения данной задачи предусмотрено автоматическое определение следующих параметров:

•  группировка по зонам доставки – позволяет менеджеру визуально оценить примерное количество транспорта необходимого для доставки товаров;
•  группировка по адресам доставки – позволяет менеджеру визуально определять позиции с одинаковыми адресами (выделяются единым цветом).
• суммарных весовых и объемных характеристик товаров – позволяет менеджеру подобрать автотранспорт с оптимальной грузоподъемностью и вместимостью.

Подбор транспортных средств

Непосредственный подбор транспортных средств необходимых для перевозки осуществляется в правой части рабочего места Доставка по команде Создать. В форме выбора автотранспорта доступны закладки Транспортные средства и Типы транспортных средств.
На закладке Транспортные средства отображается перечень имеющегося автотранспорта с учетом доступности на дату отгрузки. Подбор/удаление нужного транспортного средства может быть осуществлен при помощи соответствующих значков  или при помощи мыши. При этом если транспортное средство уже было задействовано для перевозки ранее, по нему отображается вся необходимая информация о состоянии его занятости.

На закладке Типы транспортных средств отображается сгруппированный перечень доступных типов автотранспорта в зависимости от его грузоподъемности и вместимости.

Необходимость выбора в задание на перевозку транспортного средства (например, Газель) или его типа (например, Грузовые перевозки до 10 тонн) зависит от организации работы с доставкой товаров на предприятии. Например, если при планировании доставки, неизвестно какое именно транспортное средство будет участвовать в перевозке товаров, то в этом случае целесообразно осуществлять подбор в рамках типов транспортных средств, который в дальнейшем (при формировании заданий на отгрузку) может быть уточнен до конкретной модели.
Поскольку в нашем случае присутствует единственная зона доставки – Чертаново, выбираем для формирования задания на перевозку одно транспортное средство, например, Газель (укороченная) и переносим его в рабочее место Доставка по команде Сформировать задания.

Формирование рейсов

В рамках формирования рейсов производится наполнение товарами (распоряжениями на доставку) выбранного транспортного средства Газель (укороченная). Наполнение осуществляется аналогично описанному ранее алгоритму при подборе транспортных средств. При этом если требуется одновременный перенос в транспортное средство нескольких распоряжений, то данные строки могут быть выделены с использованием стандартных возможностей системы и одновременно перенесены в правую часть рабочего места Формирование заданий на перевозку. Итогом распределения распоряжений на доставку по транспортному средству, является отсутствие в левой части рабочего места Доставка каких-либо строк (распоряжений на доставку).
Таким образом, при распределении трех распоряжений на доставку в автомобиль Газель (укороченная) они были автоматически преобразованы в две строки (два задания на перевозку) в правой части рабочего места. Это объясняется тем, что у двух распоряжений были указаны одинаковые адреса доставки, и информационная система автоматически поместила их в общее задание на перевозку.
Для того, чтобы менеджеру по доставке можно было оперативно произвести визуальную оценку корректности подготовленного задания на перевозку, необходимо выделить курсором транспортное средство Газель (укороченная) после чего в нижней правой части экрана будет автоматически выведен полный перечень закрепленных за данным транспортным средством распоряжений на доставку.

Контроль подбора транспортного средства

Рассмотрим ситуацию, когда менеджером по доставке была допущена ошибка при подборе транспортного средства Газель (укороченная) в результате чего при формировании задания на перевозку выяснилось, что весь товар подлежащий перевозке в нее помещен быть не может.
Оповещение менеджера о данной ситуации осуществляется при помощи встроенного контроля соответствия весовых и объемных характеристик доставляемых товаров и грузоподъемности и вместимости выбранного транспортного средства. Данный контроль осуществляется в момент формирования задания на перевозку и в случае обнаружения расхождений итоговые данные по грузоподъемности и/или вместительности автотранспортного средства автоматически подсвечиваются красным цветом.

Дальнейшие действия менеджера по доставке могут быть реализованы при помощи двух независимых сценариев. В первом случае выбранное транспортное средство может быть заменено на более вместительное. Причем данная замена осуществляется «на лету» – без необходимости переформирования распоряжений на доставку. Для этого необходимо двойным щелчком мыши выбрать в поле Газель (укороченная) новый отбор по транспортному средств

В перечне транспортных средств выбираем наиболее подходящее по тоннажу и объему, например, АЗ-13. После его выбора все распределенные ранее распоряжения на доставку будут автоматически закреплены уже за новым транспортным средством (данный вариант рассмотрен в примере).
Во втором случае, когда выбор транспортных средств на предприятии ограничен, поддерживается возможность частичного открепления от транспортного средства распоряжений на доставку. Например, можно открепить последнее распоряжение на доставку от автомобиля Газель (укороченная), но в этом случае следует учитывать высокую вероятность того, что последний заказ клиента в установленные сроки выполнен не будет, поскольку для него потребуется оформление дополнительного рейса.

Комплектование распоряжений по адресам доставки

Для возможности гибкого управления последовательностью комплектования распоряжений на перевозку товарами предусмотрены соответствующие команды ( ). Также при помощи команд предусмотрена возможность дополнительного разнесения/объединения по времени тех заданий на доставку, по которым сформировано более одного распоряжения. В нашем случае это означает, что для каждого из двух распоряжений на доставку, у которых зафиксирован совместный адрес, можно установить различное время доставки. Данный сценарий призван поддержать ситуации когда, например, в крупном торговом комплексе магазины могут принимать товар только в строго регламентированные промежутки времени.
Для ситуаций когда формирование заданий на перевозку осуществляется по однотипным маршрутам предусмотрен удобный сценарий подбора транспортных средств из шаблонов по команде Заполнить, с поддержкой следующих вариантов:

•  Заданиям, сформированным в последний рабочий день;
•  Заданиям, сформированным на дату.

В первом случае производится определение последней рабочей даты с зарегистрированными заданиями на перевозку и автоматически отображается копия набора транспортных средств, использовавшихся в этот день. В последнем случае отобразится копия списка транспортных средств исходя из календарной даты определенной пользователем, что например, удобно, если рабочими днями являются выходные.

Корректировка распоряжений на доставку

Дополнительно рассмотрим ситуацию, когда в процессе формирования заданий на перевозку в рабочем месте Доставка менеджеру необходимо оперативно откорректировать количество отгружаемых товаров (в виду отсутствия по ним оплаты) или отменить из распоряжений на доставку некоторые номенклатурные позиции (ввиду невозможности приемки в указанное время/дату данных товаров клиентом).
В рамках смоделированного сценария нам необходимо по одному из выполненных ранее заказов (например, №000003) откорректировать количество отгружаемых номенклатурных позиций с трех штук до одной (ввиду фактической оплаты клиента). Кроме того, в заказе № 000004 исключить полностью из распоряжения на отгрузку холодильники (в виду невозможности приемки данного товара клиентом по форс-мажорным обстоятельствам).
Для подобных ситуаций в документах оформления первичных данных по доставке (например, в заказах клиента) может быть использован отдельный механизм, который задействуется по флажку Обратить внимание транспортной службы (с возможностью дополнительного пояснения особых условий по оформлению доставки).

В дальнейшем при формировании распоряжений на отгрузку в рабочем месте Доставка для данных заказов автоматически присваивается отдельный значок, сигнализирующий о том, что в данном заказе клиента установлены особые условия и при отгрузке товаров на него требуется обратить особое внимание.

В момент прикрепления таких распоряжений на доставку к транспортному средству на экране дополнительно отображается информационное окно для пояснения особых условий доставки указанных в момент оформления заказа клиента.

Для уменьшения количества отгружаемых товаров в рабочем месте Доставка в правой части экрана выделяем сформированное задание на перевозку. После чего в нижней части экрана (на строке с расшифровкой распоряжения на доставку) производим двойной щелчок мышью в столбце со значком

В открывшемся окне Товары к доставке в соответствующей колонке уменьшаем количество товаров до одной штуки и по команде Закрыть и перенести переносим обновленное количество в задание на перевозку.

Для случая полного удаления строки с товаром производим аналогичную последовательность действий. В форме Товары к доставке, используя стандартные возможности системы, удаляем строку с холодильниками в количестве 7 штук.

После выполнения команды Закрыть и провести в левой части рабочего места Доставка на закладке Формирование заданий на перевозку автоматически отобразится распоряжение на доставку (заказ клиента) с суммарными весовыми и объемными характеристиками соответствующими исключенным из доставки товарами. В дальнейшем данные отложенные товары могут быть отправлены клиенту в одну из согласованных с ним дат.

Этап №3 Сборка товаров на складе

Сборка товаров по заданиям на перевозку

После того как все распоряжения на доставку откорректированы и распределены по транспортным средствам и менеджер по доставке убедился, что все весовые и объемные характеристики находятся в пределах допустимых отклонений, осуществляется переход в рабочем месте Доставка на закладку Задания на перевозку.

На закладке отображается перечень всех оформленных заданий на перевозку. На данной закладке осуществляется актуализация и контроль состояния выполнения заданий на перевозку при помощи следующих статусов:

•  Формируется – создан черновик задания на перевозку, указано транспортное средство или тип транспортного средства, склад (группа складов), на котором будет осуществляться погрузка (разгрузка);
•  К погрузке – задание на перевозку передано на склад для оформления сборки товаров в соответствии с распоряжениями, указанными в задании;
• Отправлено – транспорт вышел в рейс, распечатаны все необходимые документы; l Закрыто – товары доставлены, задание на перевозку выполнено.

Поскольку в карточке Центрального слада был установлен вариант отбора товаров Собирать товары в порядке доставки, то работа с распоряжениями на отгрузку в рамках сформированного Задания на перевозку будет начато только после перевода задания в статус К погрузке. После чего работа с ним будет продолжена в отдельном рабочем месте – Отгрузка.
В данном рабочем месте для начала подбора кладовщиками товаров, необходимо по соответствующей команде сформировать для него расходные ордера.

Предусмотрена возможность группового формирования расходных ордеров на товары по выделенным распоряжениям на доставку (заказам клиентов). При этом для упрощения документооборота по двум заказам клиентов, принадлежащих одному партнеру (Альтаир), будет создан общий расходный ордер.
Дальнейшее управление процессом отгрузки с адресного склада осуществляется при помощи последовательной установки для расходного ордера следующих статусов:

• •  К отбору – является обоснованием на отбор/сбор товаров на складе;
  •  К проверке – является обоснованием на проверку и упаковку собранного на складе товара;
  •  К отгрузке – является обоснованием факта готовности на погрузку собранных товаров;
  •  Отгружен – является обоснованием факта окончания погрузки товаров.

Поскольку в рассматриваемом нами примере центральный склад является адресным, то после установки для расходного ордера статуса К отбору необходимо дополнительно перейти в рабочем месте Отгрузка на закладку Отбор ячеек и сформировать Задания на отбор.

По итогам произведенного кладовщиками отбора товаров для каждого задания на отбор последовательно устанавливаем статусы В работе и Выполнено без ошибок.

После чего для задания на перевозку может быть установлен сразу один из следующих статусов К проверке или К отгрузке. Выбор конкретного статуса зависит от утвержденного для склада регламента работы.
Устанавливаем для задания на перевозку статус К отгрузке и возвращаемся на закладку Отгрузка.

По итогам установки для каждого из расходных ордеров статуса Отгружен работа с ними в рабочем месте Отгрузка считается завершенной.

Сборка товаров на складе  по распоряжениям на доставку

В случае установленного для центрального склада варианта отбора товаров Порядок отбора товаров не зависит от порядка доставки возможность отбора товаров в рабочем месте Отгрузка доступна уже в момент регистрации распоряжений на доставку. В этом случае сотрудники склада могут начинать подготавливать товар к отправке в момент, когда еще неизвестно какое именно транспортное средство будет участвовать в перевозке, что позволяет дополнительно оптимизировать работу по комплектованию рейсов.
По каждому их трех распоряжений на доставку (заказам клиентов) создаем расходные ордера на товары аналогичным образом описанным ранее при оформлении сборки товаров по заданиям на перевозку. По итогам отбора и комплектации товаров на складе в момент когда в рабочем месте Доставка будет сформировано задание на перевозку, необходимо для каждого из расходных ордеров на закладке Отгружаемые товары уточнить транспортное средство назначенное для перевозки товаров.

Для упрощения поиска необходимого задания на перевозку дополнительно предусмотрены следующие сценарии подбора:

•  Задания по тем же распоряжениям, что и ордер;
•  Задания по получателю (Альтаир);
•  Все задания в зоне доставки (Чертаново).

В случае выбора первого варианта дополнительно становится доступным отбор заданий на перевозку по статусам.
При подборе задания на перевозку в расходный ордер система автоматически контролирует оставшиеся не распределенными по транспортным средствам
распоряжения на доставку, которые принадлежат данному заданию на перевозку.

По итогам установки для каждого из расходных ордеров статуса Отгружен работа с ними в рабочем месте Отгрузка считается завершенной.

Этап №4 Подготовка сопроводительных документов

В момент установки для расходного ордера на товары статуса К отгрузке для него требуется подготовить комплект сопроводительных документов. Для того,
чтобы данный комплект документов был полным необходимо предварительно оформить документы реализации товаров по всем трем оформленным ранее заказам клиентов из рабочего места Документы продажи. В данном рабочем месте необходимо перейти на закладку К оформлению и выбрав искомые заказы клиентов выполнить для них команду Оформить по отгрузке.

По итогам оформления документов реализаций товаров можно перейти в рабочее место Доставка и распечатать полный комплект сопроводительных документов по команде Комплект документов на принтер из группы команд Печать.

Этап №4  Отправка транспортного средства в рейс

После того как весь товар физически погружен в транспортное средство и подготовлены все необходимые сопроводительные документы, устанавливаем для расходного ордера статус Отгружен. Данный признак означает, что транспортное средство готово к выезду и теперь необходимо внести в информационную систему время фактического начала рейса. Для этого в рабочем месте Доставка на закладке Задания на перевозку уточняем фактическое время начала рейса и переводим задание в статус Отправлено.

Этап №5 Регистрация факта доставки товаров

После доставки всех товаров и возвращения транспортного средства на склад, в задании на перевозку необходимо установить статус Закрыто и отметить фактическое время окончания рейса. После этого работа по доставке товаров клиенту может считаться полностью выполненной.
Отдельно рассмотрим случай, когда по итогам выполнения доставки выяснилось, что товар по одному из заказов клиента в силу ряда причин доставлен не был. В этом случае нам необходимо оформить возврат товаров на склад и запланировать на ближайшую дату повторную отправку товаров. Для этого в рабочем месте Приемка создаем ордер на возврат непринятых товаров.

В приходном ордере на товары на закладке Информация заполняем в поле склад – Центральный склад, в поле помещение – Коммерческие товары, после чего переходим на закладку Товары и выполняем команду Добавить из документов отгрузки.

Выбираем в документах отгрузки тот заказ клиента, по которому товар не был доставлен (в нашем случае это заказ № 000003). Переносим его в приходный ордер по команде Добавить товары из документов отгрузки. И указываем в приходном ордере то количество товаров, которое не было доставлено клиенту – три штуки. Затем переводим приходный ордер на товары в статус Принят и проводим его.

Далее выполняем команду Отбор (размещение) товаров и проводим одноименный дочерний документ в статусе Подготовлено. После чего проводим и  закрываем головной документ – приходный ордер на товары.

На этом процесс документального отражения в информационной системе факта возврата товаров на адресный склад заканчивается.
Итоговым этапом оформления возврата товаров является создание на основании сделанной ранее реализации документа Акт о расхождениях после реализации (Продажи – Возвраты и корректировки). В документе на закладке Товары фиксируем расхождения в количестве трех штук. Затем на закладке Основное устанавливаем переключатель в положение Изменить реализацию и проводим документ в статусе Отработано

После оформления всех описанных действий неотработанный заказ клиента, снова доступен к распределению товаров в рабочем месте Доставка