Инструкции по вводу информации о номенклатуре и ценах. Часть 1

Пошаговая инструкция ввода информации о номенклатуре и ценах в линейке конфигурации ERP решений ( УТ 11.4, КА 2.4 и ERP 2.4)

Данная инструкция   состоит  из 3-х частей :

• Часть 1.  Организация справочника Виды номенклатуры
• Часть 2 . Организация справочника номенклатуры
• Часть  3. Организация цен  номенклатуры

 Часть 1. Организация справочника Виды номенклатуры

1.1  Разделять информацию о товарах, услугах  и работах

Информация о том, что именно регистрируется в справочнике Номенклатура – товар, услуга или работа, определяется указанным для номенклатурной позиции типом. Тип номенклатуры заполняется в справочнике Виды номенклатуры.
Перед началом ввода информации о конкретных товарах, услугах или работах в справочнике Виды номенклатуры должна быть обязательно зарегистрирована информация о видах номенклатуры с указанными типами Товар, Услуга и Работа.
Возможность ведения нескольких видов номенклатуры определяется установленным флажком (функциональнойопцией) Множество видов номенклатуры в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов –Номенклатура – Разрезы учета.
Справочник Виды номенклатуры заполняется в разделе НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры.

При вводе информации о номенклатурной позиции необходимо указать, к какому виду она относится. В соответствии с этим видом номенклатурной позиции будет определен тип номенклатурной позиции: Товар, Услуга, Работа.
Дополнительно в справочнике номенклатуры может быть зарегистрирована возвратная тара. О том, как ввести информацию о таре,  рассказано во второй части этой инструкции , где  показывается  как ввести информацию о том, что упаковка, в которой принимается или отгружается товар, должна быть возвращена.
Дополнительно к этим видам номенклатуры предусмотрена возможность использования наборов. Наборы используются для оформления продажи комплектов товаров без предварительной сборки. Более подробно об использовании наборов будет рассказано в другой статье  Работа с комплектами и комплектующими по материалам из диска ИТС

1.2  Использовать свойства товаров  для получения дополнительной аналитической информации о товарах в отчетах .

Список свойств, которые могут быть введены в программу, не ограничен. Для каждого вида номенклатуры можно ввести свой набор дополнительных свойств (дополнительных реквизитов и сведений), который его характеризует. Используя дополнительные виды номенклатуры (а не только «товар», «услуга», «работа», «тара»), можно для различных групп товаров (видов номенклатуры) создавать свои наборы дополнительных свойств. Новый набор дополнительных свойств, в который можно включить любое количество свойств, автоматически создается при вводе информации о новом виде номенклатуры. Эту информацию в дальнейшем можно использовать в любых отчетах в качестве дополнительного аналитического признака. Информацию о свойствах можно ввести в виде дополнительных реквизитов. В этом случае информация автоматически появится в карточке товара, и пользователю будет удобно ее заполнять. Дополнительные реквизиты можно использовать не только для анализа данных, но и в качестве параметров дополнительного отбора в списке и при подборе номенклатурных позиций. Также дополнительные реквизиты можно использовать и для других целей, например для автоматического формирования наименования и контроля уникальности новой позиции номенклатуры. Список дополнительных сведений и реквизитов может быть введен, только если установлен флажок Дополнительные реквизиты и сведения в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения. Пример При продаже холодильников необходимо производить дополнительный анализ по различным видам комплектации холодильников. В список Виды номенклатуры (раздел Нормативно-справочная информация) нужно добавить новый вид номенклатуры «Холодильники». Для вида номенклатуры «Холодильники» определить дополнительное свойство – Комплектация холодильника. Информация о комплектации холодильника вводится в момент регистрации записи о новом холодильнике. Поэтому нужно добавить ее как дополнительный реквизит, который будет виден в карточке номенклатуры. При записи вида номенклатуры «Холодильники» будет автоматически создан набор дополнительных свойств «Холодильники». Для добавления в этот набор свойств новых дополнительных реквизитов следует выполнить следующие действия:

1.Перейти на закладку Доп. реквизиты. 2. В появившемся диалоговом окне Дополнительные реквизиты нажать кнопку Добавить. 3. Из выпадающего списка выбрать вариант Новый для вида. 4. В появившейся форме ввести информацию о новом дополнительном реквизите Комплектация холодильника. Для нового дополнительного реквизита необходимо указать тип значения.

Выбор типа значения зависит от того, как будут задаваться значения для свойств номенклатуры. В нашем случае значения будут задаваться в виде текста, например: «Двухкамерный, авторазморозка», «Однокамерный, авторазморозка» и т. д.  В качестве типа значения должно быть установлено Дополнительное значение. Этот тип значения установлен по умолчанию, поэтому в нашем случае изменять ничего не нужно. Список возможных значений можно заполнить при вводе нового дополнительного реквизита. В процессе работы этот список можно дополнять. В некоторых случаях значения свойств могут задаваться из других справочников, которые используются программой. Например, при использовании дополнительного реквизита Основной поставщик названия поставщиков можно задать в виде текста, а можно эти значения заполнять из справочника Партнеры. В этом случае в качестве типа значения можно использовать ссылку на справочник Партнеры. Для выбора такого типа значения требуется нажать кнопку выбора рядом с полем Тип значения. Появится список тех типов значений, которые можно выбрать. В списке нужно установить флажок около поля Партнер и нажать кнопку ОК.

В качестве типа значения свойства можно использовать дату или число, а также несколько значений (так называемый составной тип данных). Более подробно о типах значений свойств можно прочитать в книге «1С:Предприятие 8. Руководство пользователя», входящей в состав документации, поставляемой с прикладным решением. Список дополнительных реквизитов будет добавлен в набор дополнительных реквизитов и сведений для товаров вида «Холодильники». То есть данный реквизит будет доступен только для тех товаров, которые относятся к виду номенклатуры «Холодильники». Нужно нажать кнопку Записать в форме вида номенклатуры. Список дополнительных реквизитов будет сохранен. Если дополнительный реквизит должен быть доступен для всех видов номенклатуры, то при добавлении нового дополнительного реквизита следует использовать команду Добавить – Общий для всей номенклатуры. Общие дополнительные реквизиты отмечаются серым (бледным) цветом. Если значения дополнительного реквизита, добавленного для одного вида номенклатуры, могут применяться для другого вида номенклатуры, то можно воспользоваться вариантом добавления Из другого набора.

 Важно! Использование возможности добавления дополнительных реквизитов в качестве общих реквизитов или в качестве образца из другого набора определяется соответствующими флажками (функциональными опциями) Реквизиты и сведения с общим списком значений и Общие реквизиты и сведения в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения. На закладке Настройки создания укажите, что при создании новой позиции необходимо контролировать заполнение дополнительного реквизита и его уникальность.

После ввода дополнительных реквизитов в карточке номенклатуры для товаров, у которых указан вид номенклатуры «Холодильники», на странице Дополнительные реквизиты появятся введенные нами дополнительные реквизиты, которые пользователь будет заполнять при вводе нового товара

.   Эта же информация будет отображаться как обязательная к заполнению при вводе новой позиции номенклатуры данного вида.

Для анализа данных в разрезе свойств номенклатуры можно использовать любые отчеты, в которых присутствует информация о номенклатурной позиции. Например, для сравнения прибыли, полученной от продаж холодильников разной комплектации, можно использовать отчет Валовая прибыль предприятия. Дополнительный реквизит будет автоматически добавлен в список тех реквизитов, которые доступны для анализа данных в отчете. Можно установить в отчете группировку по данному реквизиту и получить данные о выручке и полученной прибыли по холодильникам, имеющим разную комплектацию.
Пользователь может  создать различные варианты отчета Валовая прибыль предприятия.  В демонстрационной базе, поставляемой с прикладным решением можно посмотреть созданной пользователем настройки данного варианта отчета (вариант Анализ прибыли по различным комплектациям холодильников).

Настройка группировки производится в отдельном диалоговом окне, которое открывается по команде Настройки в панели управления отчета. Показать работу с настройкой отчетов выходит из рамка этой пошаговой инструкции.

1.3  Использовать дополнительные реквизиты при формировании шаблона наименования товара

Для каждого вида номенклатуры можно задать шаблон, по которому будет формироваться наименование товара. Причем можно задать различные шаблоны для рабочего наименования товара и его наименования для печати.

Пример. В наименование для печати товаров, которые относятся к группе «Холодильники», должна быть включена информация об артикуле товара, марке холодильника, комплектации и производителе. Шаблон наименования для печати будем задавать для вида номенклатуры «Холодильники».

Чтобы создать формулу для шаблона наименования, используется дополнительная обработка Редактирование формулы, которая открывается при нажатии кнопки Изменить.

Для того чтобы наименование для печати формировалось только в соответствии с заданным шаблоном и не было возможности редактировать его вручную, необходимо установить флажок Запретить редактирование. Следует отметить, что реквизит Марка будет доступен для ввода, если используется подсистема Управление ассортиментом (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг). После ввода шаблона наименования нужно перейти на закладку Настройки создания и выполнить команду Установить контроль заполнения реквизитов по умолчанию. Необходимо проверить, что все реквизиты, в том числе и дополнительные, из которых сформирован шаблон, указаны в качестве обязательных для заполнения при создании новой позиции номенклатуры.

При вводе нового товара, который относится к виду номенклатуры «Холодильники», нужно ввести информацию об артикуле, марке, комплектации и производителе холодильника как показано наследующей  рисунке

Для ввода наименования достаточно нажать выделенную красным цветом кнопку  . Наименование будет сформировано автоматически в соответствии с введенной информацией об артикуле, марке, комплектации и производителе холодильника. Поскольку в виде номенклатуры был установлен запрет на редактирование наименования, оно показывается бледным цветом и запрещено для редактирования пользователем.

1.4  Использовать характеристики товаров если необходимо вести количественный учет товаров в разрезе дополнительных параметров

В разрезе характеристик, в отличие от свойств, ведется количественный учет товаров.

Например, если компания торгует обувью, то ей важно иметь информацию о том, сколько можно отгрузить покупателю товара «Мужские ботинки черного цвета 42-го размера», а не просто товара «Мужские ботинки». Поскольку учет в разрезе характеристик нужен не для всех товаров, а только для товаров определенных видов, предусмотрена возможность включения/отключения ведения учета номенклатуры в разрезе характеристик для различных ее видов. Если характеристики для данного вида номенклатуры не используются, то в карточке вида номенклатуры флажок Характеристики не устанавливается.

Если на предприятии не ведется учет в разрезе характеристик товаров, то использование характеристик можно отключить по всему предприятию (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разделы учета). В разрезе характеристик, в отличие от свойств, ведется количественный учет товаров. При подборе товаров в документы показываются их остатки в разрезе характеристик. При проведении документов производится контроль остатков в разрезе характеристик товаров. Фактически характеристика товара – это совокупность тех дополнительных параметров, которые характеризуют конкретный товар. Причем для каждого товара может быть задан свой набор параметров, с помощью которых будет задаваться его характеристика.

Пример .Для товара вида «Обувь» параметрами могут являться размер, цвет, полнота, тип кожи. А для товара группы «Холодильники» – габариты, объем морозильной камеры, цвет. Количество параметров, которые характеризуют товар, не ограничено и задается пользователем произвольно. Параметры для характеристик товаров задаются в виде наборов дополнительных реквизитов и сведений аналогично тому, как это делается при создании наборов дополнительных свойств товаров.

Характеристику для товара можно задать как в момент его поступления на склад – при оформлении документа Приобретение товаров и услуг, так и предварительно – в момент ввода информации о товаре. После выбора вида номенклатуры для товара автоматически определяется вариант, в соответствии с которым задаются его характеристики:

• если указан вариант Не используются, то характеристики для товара задавать не нужно;
•  если указан вариант Индивидуальные для номенклатуры, то необходимо задать характеристики в карточке товара
• если указан вариант Общие для вида номенклатуры, то новые характеристики следует вводить в справочнике Виды номенклатуры

1.4.1   Использовать вариант  Общие для вида номенклатуры если они одинаковые для группы товаров

В этом случае список характеристик определяется для вида номенклатуры. В карточке вида номенклатуры следует указать, что будут назначаться характеристики, общие для вида номенклатуры.

При записи информации о виде номенклатуры будет автоматически создан новый набор дополнительных реквизитов и сведений для характеристик номенклатуры данного вида (Набор свойств). Информация о том, что для характеристик необходимо ввести дополнительные реквизиты, появится на странице Доп. реквизиты.

В список Реквизиты характеристики вводятся все те дополнительные реквизиты, которые необходимы для описания характеристики товара. Например, обувь характеризуется такими дополнительными свойствами (дополнительными реквизитами), как цвет, размер, полнота, тип кожи.

В соответствии с набором дополнительных реквизитов вводятся все возможные варианты характеристик товаров.

Наименование характеристики для товара также может быть сформировано по определенному шаблону в соответствии с заполненными дополнительными реквизитами – аналогично тому, как формируется шаблон наименования товара.

Информация об общих характеристиках для вида номенклатуры вводится в отдельном списке, который открывается при нажатии на гиперссылку Список.

1.4.2    Использовать вариант    индивидуальные характеристики

 если они НЕ одинаковые для  для каждого товара

В  программе предусмотрена возможность назначать индивидуальный набор характеристик для определенных видов товаров. В этом случае в виде номенклатуры следует указать значение Индивидуальные для номенклатуры.

Для индивидуальных характеристик номенклатуры также создается набор свойств. В этот набор можно добавить список дополнительных реквизитов, которые будут использоваться при заполнении индивидуальных характеристик. Дополнительные реквизиты следует задавать в том случае, если характеристики для товаров структурированы и по каждому параметру следует производить детальный анализ данных. Например, в предыдущем примере при задании характеристик мы использовали такие дополнительные параметры (дополнительные реквизиты), как цвет и размер. Это позволит нам производить детальный анализ остатков и оборотов различной обуви по цветам и размерам.

В то же время характеристика может быть задана в виде текстового описания, без дополнительных параметров.

Индивидуальные характеристики задаются для каждой позиции номенклатуры в карточке номенклатурной позиции (гиперссылка Список).

1.5 Вести учет товаров по срокам годности , серийным номерам и т. д  если необходимо

Перед началом использования серий в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета необходимо включить функциональную опцию Серии товаров.

Учет серий настраивается для каждого вида номенклатуры на каждом складе.

При вводе нового вида номенклатуры указывается вариант ведения серий Настроены для этого вида номенклатуры.

Если для товаров, которые принадлежат новому виду номенклатуры, планируется такая же политика учета серий, как в ранее введенных видах номенклатуры, то следует выбрать вариант Используется так же, как в других видах номенклатуры.

Если для вида номенклатуры применяется одна и та же политика учета серий на всех складах, то устанавливается флажок Одна для всех складов и указывается единая политика учета серий.

Предварительно в справочнике Политики учета серий (НСИ и администрирование – Классификаторы номенклатуры) заполняется информация о тех возможных политиках учета серий, которые могут применяться на предприятии.

Подробное описание политик учета серий приведено в книгах «Описание конфигурации» для прикладных решений.

1.6  Заполнить список тех реквизитов, по которым мы будем определять аналогичный товар

Работа с аналогами реализована на основе тех дополнительных свойств (дополнительных реквизитов), которые могут быть добавлены для позиции номенклатуры. При работе с аналогами необходимо определить список свойств, по которым мы будем искать аналоги для конкретной позиции.

Рассмотрим конкретный пример.

Фирма занимается продажей холодильников. Если запрошенного клиентом холодильника нет на складе, то менеджер предлагает клиенту аналогичный холодильник. Например, аналогичным будем считать холодильник того же качества и производителя с аналогичной комплектацией.

Список тех реквизитов, по которым мы будем определять аналогичный товар, следует указать в справочнике Виды номенклатуры на странице Фильтр по свойствам.

Поиск аналогов может производиться в справочнике Номенклатура или в обработке Подбор товаров. В списке товаров следует установить курсор на нужный товар и выполнить команду Номенклатура с аналогичными свойствами.

Будет автоматически установлен фильтр по тем параметрам (реквизитам), которые мы определили на странице Фильтр по свойствам, и будут показаны аналогичные товары (холодильники такого же качества, аналогичной комплектации и того же производителя).