Виды бюджетов
Бюджетирование в ERP решениях
Виды бюджетов – перечень бюджетов, настраиваемых в рамках выбранной модели бюджетирования. На основании данного перечня осуществляется моделирование (прогноз) финансового состояния предприятия с возможностью дальнейшего проведения план-фактного анализа. Вид бюджета определяет иерархическую структуру объединенных в группы статей и показателей бюджетов, а также их аналитик. В качестве аналитик могут выступать, например, Контрагенты, Сотрудники, Статьи движения денежных средств и т. д.
Настройка видов бюджетов производится в списке Бюджетирование и планирование – Настройка и справочники – Бюджетирование – Виды бюджетов. Выделяют бюджеты, предназначенные для ввода (корректировки) и анализа данных. Первые определяют структуру документа Экземпляр бюджета, вторые – структуру бюджетных отчетов.
Процесс использования данных видов бюджетов может быть представлен на схеме.
Различие в формировании видов бюджетов заключается в раздельной установке для вида бюджета флажка Использовать для ввода плана. В случае его установки формируется документ Экземпляр бюджета, если же флажок снят – формируется Бюджетный отчет. Причем установка данного флажка влечет за собой следующие ограничения по использованию аналитических функций:
- запрет на использование измерений Сценарий, Организация, Подразделение;
- запрет на использование нефиксированного списка объектов аналитики.
В рамках выбранного вида бюджета (как для ввода, так и для анализа данных) могут быть сформированы бюджетные формы произвольного уровня сложности, который регулируется выбором необходимого типа таблицы (простая или сложная) и измерением. Простую таблицу целесообразно использовать в случаях, когда, например, не требуется сравнивать между собой значения в ячейках (аналитика в колонках не используется). В случае использования сложной таблицы пользователю доступна возможность применения формул для задания произвольных связей между отдельными ячейками. Данный вариант целесообразно применять при различных сложных расчетах (например, при расчете валовой прибыли на основании продаж и себестоимости товаров).
К особенностям использования сложной таблицы следует отнести то, что в ее структуру могут быть добавлены только различные аналитики (контрагент, договор, направление деятельности и т. д.), в то время как использование остальных элементов бюджетирования, таких как показатели бюджетов, статьи бюджетов, нефинансовые показатели, осуществляется непосредственно в ячейках данной таблицы.
В качестве доступных измерений при формировании структуры бюджета могут выступать организации, подразделения, период, различные аналитики и т. д.
Настройка структуры вида бюджета (закладка Структура бюджета) осуществляется при помощи конструктора бюджетов, в котором определяется внешний вид будущих бюджетных форм.
Форма конструктора бюджетов состоит из двух частей. В левой части отображаются доступные элементы, а в правой – структура вида бюджета, состоящая из выбранных в левой части элементов. Непосредственная настройка структуры осуществляется при помощи перетаскивания элементов в правую часть. В структуру могут быть включены следующие элементы:
■ Заголовок отчета и Нередактируемый текст – элементы особенно актуальны для видов бюджетов, которые используются для анализа данных бюджетирования. При формировании заголовка и нередактируемого текста могут использоваться предопределенные параметры.
- Статьи бюджетов и Нефинансовые показатели – элементы, актуальные для ввода и анализа плановых данных. В структуре видов бюджетов, которые используются как для ввода, так и для анализа плановых данных, могут использоваться механизмы заполнения по данным бюджетирования, т. е. заполнения с использованием фактических и плановых данных, имеющихся в информационной базе, с различными отборами.
- Показатели бюджетов – элементы, актуальные для анализа плановых данных. Для выбранного бюджетного показателя указываются его тип (оборот, начальный остаток, приход, расход, конечный остаток), настройки отбора и границы периода получения данных.
- Производные показатели – элементы, актуальные для анализа промежуточных данных. Формула для получения значения производного показателя описывается в специальном интерфейсе и может включать в себя обороты по статьям бюджетов, значения показателей бюджетов и нефинансовых показателей, функции, логические и арифметические операторы.
- Таблица – элементы, актуальные для размещения статей бюджетов, показателей бюджетов (включая нефинансовые), а также объектов аналитики и детализации. Поддерживаются различные комбинации подчинения аналитик и статей друг другу – как в колонках, так и строках таблиц. Например, допускается подчинение статей периоду или аналитикам и, наоборот, комбинирование вложенности аналитик, периодов и статей. Кроме того, при организации сложных таблиц для вывода в ячейках показателей или статей бюджетирования (без привязки к аналитикам) предусмотрен отдельный табличный элемент Строка/Колонка.
- Измерение – элементы, актуальные как при вводе, так и при анализе плановых данных. Перечень доступных предустановленных измерений варьируется в зависимости от флажка Использовать для ввода плана.
- Группа и Формула по группе – элементы, предназначенные для формирования иерархической структуры вида бюджета, а также получения промежуточных итогов по группе. При помощи формулы по оборотам статей бюджетов и значениям показателей, входящих в группу, можно получить сумму, вычислить максимальное, минимальное или среднее значение, рассчитать отклонение (в том числе в процентах) и процент выполнения плана. Итог по группе может быть показан отдельной строкой, если формула располагается внизу группы, или в строке с группировкой, если формула располагается вверху группы. Для управления положением формулы используются кнопки стрелок Переместить вверх/вниз.
- Редактируемое значение – элемент для ввода произвольной информации в бюджетную форму. Обратите внимание, если тип вводимого значения – число, и в поле не введено никакого значения, то в ячейке хранится не ноль, а null. Для использования этого неопределенного значения в качестве нуля в других ячейках нужно использовать формулу ?(ЗначениеЗаполнено([РедактируемоеЗначение]), [РедактируемоеЗначение], 0)
Элемент структуры вида бюджета Настроить ячейки позволяет определить форматирование ячеек таблицы, включая цвет, фон, кратность отображения значений (в тыс., млн. руб.) и прочее.
На закладке Основное реализовано использование предопределенных способов среднесрочного планирования: на фиксированный период или скользящий. В первом случае указывается только конкретный период планирования, а во втором – количество периодов, на которые будет формироваться бюджет.
При помощи скользящего планирования (в виде бюджета указывается способ планирования «Скользящий») могут быть решены задачи по оперативной корректировке планов подразделений и организаций предприятия исходя из фактических результатов финансово-хозяйственной деятельности за предыдущие периоды. Формирование бюджетных форм в данном случае сопровождается уточнением даты, от которой формируется бюджет. При этом дату окончания система рассчитает автоматически исходя из настроек вида бюджета.
В качестве разделителя планов будущих периодов на основе прогнозных данных используется граница фактических данных. Например, при формировании в октябре месяце бюджетов на следующий год устанавливается граница с началом за 2 месяца до начала периода планирования. Для каждого вида бюджета указываются правила определения границы фактических данных.
В момент настройки структуры бюджета предусмотрен выбор одного из двух режимов получения данных для статей и показателей бюджетов:
- Учитывать ограничения доступа к данным – доступны данные только по разрешенным источникам.
- Не учитывать ограничения доступа к данным – доступны все данные. Обычно такой режим может использоваться при расчете относительных величин – например, при определении доли продаж разрешенных организаций в продажах группы компаний в целом.
В случае отсутствия полного доступа к данным для гарантированного получения целостной информации при формировании бюджетных форм (отчетов или экземпляров бюджета) в виде бюджета (на закладке Основное) предусмотрены следующие режимы:
- Формировать с неполными данными;
- Не формировать.
В первом случае отображаются только те данные, которые доступны с учетом ограничений на уровне записей (например, данные планируемых продаж только по разрешенным организациям). В последнем случае при попытке формирования отчета или заполнении экземпляра бюджета при наличии данных, которые недоступны пользователю, будет выведено сообщение об ошибке (например, при формировании баланса по холдингу в целом, если данные некоторых организаций недоступны, то баланс холдинга также будет недоступен).
При необходимости изменения бюджетных данных такая возможность может быть также ограничена (в разрезе сценариев) для отдельных пользователей/групп пользователей (НСИ и администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Даты запрета изменения данных). Например, помесячный и поквартальный сценарии могут иметь различные даты запрета редактирования. Для этого в способах указания даты запрета устанавливается вариант По разделам и объектам, после чего из контекстного меню необходимо добавить те сценарии бюджетирования, для которых требуется уточнить период доступности.
При формировании структуры вида бюджета могут быть задействованы различные аналитики. Причем для выбранной аналитики могут быть одновременно доступны все значения, зарегистрированные в информационной базе (флажок При заполнении по данным бюджетирования выводить все значения). Например, в случае установки данного флажка для аналитики Контрагент в момент формирования бюджетной формы будет выведен полный перечень зарегистрированных в информационной системе контрагентов.
В рамках формирования структуры бюджета осуществляется проверка оптимальности формируемых итогов – при помощи отчета Рекомендации по повышению скорости расчета итогов при редактировании бюджета, доступного по команде Еще.
Отчет носит рекомендательный характер и позволяет оценить корректность используемых в ячейках бюджетной формы подходов по получению итоговых данных с целью повышения скорости их расчета.
Для управления доступом к формируемым данным в разделе НСИ и администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа предусмотрен вид доступа Группа доступа видов, статей и показателей бюджетов, при помощи которого осуществляется настройка укрупненных групп доступа к соответствующим элементам и данным бюджетирования.
В перечне Группы доступа видов бюджетов хранятся списки групп доступа для статей и показателей бюджетов, которые предназначены для управления ограничениями доступа к видам бюджетов.
В перечне Группы доступа статей и показателей бюджетов хранятся списки групп доступа для статей и показателей бюджетов, которые будут использоваться для управления ограничениями доступа к данным.
См. также: